Klausul 4.1 mempersyaratkan agar organisasi harus menetapkan isu-isu baik dari internal maupun eksternal (Catatan 1 : baik positif dan negatif) yang relevan dengan tujuan dan arah strategis organisasi.
Jadi betul bahwa sebelum menetapkan isu internal dan eksternal, maka harus di lihat (definisikan) dulu Tujuan dan arah organisasi, ini bisa kita interpretasikan visi dan misi perusahaan. Sehingga Konteks organisasi yang akan di identifikasi inline dengan visi dan misi organisasi yang sudah ada. Konteks yang tidak relevant dengan visi misi organisasi tidak perlu di tulis dalam form identifikasi. (ini bisa bias, silakan di definisikan dan di justifikasi sesuai tipikal organisasi)
Salah satu tool yang bisa di pakai untuk melakukan identifikasi konteks organisasi sebagaimana persyaratan klausul 4.1 adalah analisis SWOT.
kita akan mendefinisikan sebagai berikut:
- ISU Internal bersifat Positif, kita sebut Kekuatan
- ISU Internal bersifat Negatif, Kita sebut Kelemahan
- ISU Eksternal bersifat Positif, Kita sebut Peluang / Opportunity
- ISU Eksternal bersifat Negatif, Kita sebut Ancaman / Threat
Dengan memetakan isu-isu dengan pendekatan SWOT ini, maka organisasi akan bisa mengidentifikasi “KONTEKS ORGANISASINYA” apa kelemahanya, apa kekuatanya, apa peluang yang ada dan apa ancaman didepan.
Selanjutnya, kita di minta mengidentifikasi kebutuhan dan harapan pihak-pihak terkait yang relevan (Relevant interested parties), - klausul 4.2. Mungkin rekan-rekan lainnya terkadang menyebutnya stake holder.
Kenapa relevant interested parties harus di identifikasi? Standard menjelaskan bahwa mereka punya pengaruh atau potensi pengaruh pada organisasi kita untuk bisa menyediakan produk/jasa yang memenuhi persyaratan pelanggan dan perundang-undangan.
Sehingga jika kita ”abaikan” mereka, akan ada kemungkinan mempengaruhi proses layanan kita / produk kita ke pelanggan akan terganggu, jelas ini bukan tujuan QMS kita.
Menurut siklus PDCA dalam dalam standard ISO 9001:2015, output dari QMS tetaplah kepuasan pelanggan dan produk/jasa yang sesuai requirements. Bukan kepuasan stake holder. Namun jika kita abai terhadap kebutuhan dan harapan stake holder, kemungkinan tidak tercapainya kepuasan pelanggan terbuka.
Pertanyaan lanjutan, mana yang lebih dulu, melakukan identifikasi 4.1 atau 4.2?
Pendapat saya saat ini sama saja, tidak significant mana yang lebih dulu di lakukan. Karena saya melihat 4.1 dan 4.2 adalah 2 persyaratan yang berbeda tujuanya.
Jika kita sudah menyelesaikan identifikasi 4.1 dan 4.2, selanjutnya bagaimana kita memahami korelasi konteks organisasi dengan kegiatan identifikasi resiko dan peluang?
Persyaratan identifikasi resiko dan peluang akan kita temukan di klausul 6.1.1, namun kita harus hati2 dalam membaca persyaratanya. Cuplikanya adalah:
“6.1.1 - ketika merencanakan sistem manajemen mutu, organisasi harus mempertimbangkan isu yang di maksud dalam 4.1 dan persyaratan yang dimaksud dalam 4.2. DAN MENENTUKAN RESIKO DAN PELUANG YANG DI PERLUKAN UNTUK: (a,b,c,d)”
Kita harus mempertimbangkan hasil 4.1 dan 4.2 Ketika merencanakan SMM, statemen ini jelas menyampaikan bahwa 4.1 dan 4.2 Tidak melulu di perlukan saat identifikasi resiko dan peluang. Identifikasi Resiko dan peluang hanyalah salah satu persyaratan SMM 2015.
Maka, hasil 4.1 dan 4.2 di atas bisa saja menjadi pertimbangan dalam menetapkan kebijakan mutu, ketika mendesain sasaran mutu, atau di pertimbangkan dalam identifikasi resiko dan peluang, dan masuk dalam kajian rapat tinjauan manajemen, atau masuk dalam aspek2 lain yang di rasa penting. Sehingga output 4.1 dan 4.2 bisa masuk ke segala lini dalam perencanaan SMM.
Kegiatan identifikasi resiko dan peluang di organisasi kita, - biasanya - dilakukan berdasarkan process based. Kadangkala kita missed dan melupakan hasil 4.1 dan 4.2 karena konsentrasi pada resiko dan peluang di setiap prosesnya. Maka kita bisa mempertimbangkan hasil 4.1 yakni Isu EKSTERNAL yang bersifat negatif (Ancaman) kedalam tabel resiko, dan isu EKTERNAL yang bersifat Positif (Peluang) menjadi Opportunity
sumber : ali mansyur
Jadi betul bahwa sebelum menetapkan isu internal dan eksternal, maka harus di lihat (definisikan) dulu Tujuan dan arah organisasi, ini bisa kita interpretasikan visi dan misi perusahaan. Sehingga Konteks organisasi yang akan di identifikasi inline dengan visi dan misi organisasi yang sudah ada. Konteks yang tidak relevant dengan visi misi organisasi tidak perlu di tulis dalam form identifikasi. (ini bisa bias, silakan di definisikan dan di justifikasi sesuai tipikal organisasi)
Salah satu tool yang bisa di pakai untuk melakukan identifikasi konteks organisasi sebagaimana persyaratan klausul 4.1 adalah analisis SWOT.
kita akan mendefinisikan sebagai berikut:
- ISU Internal bersifat Positif, kita sebut Kekuatan
- ISU Internal bersifat Negatif, Kita sebut Kelemahan
- ISU Eksternal bersifat Positif, Kita sebut Peluang / Opportunity
- ISU Eksternal bersifat Negatif, Kita sebut Ancaman / Threat
Dengan memetakan isu-isu dengan pendekatan SWOT ini, maka organisasi akan bisa mengidentifikasi “KONTEKS ORGANISASINYA” apa kelemahanya, apa kekuatanya, apa peluang yang ada dan apa ancaman didepan.
Selanjutnya, kita di minta mengidentifikasi kebutuhan dan harapan pihak-pihak terkait yang relevan (Relevant interested parties), - klausul 4.2. Mungkin rekan-rekan lainnya terkadang menyebutnya stake holder.
Kenapa relevant interested parties harus di identifikasi? Standard menjelaskan bahwa mereka punya pengaruh atau potensi pengaruh pada organisasi kita untuk bisa menyediakan produk/jasa yang memenuhi persyaratan pelanggan dan perundang-undangan.
Sehingga jika kita ”abaikan” mereka, akan ada kemungkinan mempengaruhi proses layanan kita / produk kita ke pelanggan akan terganggu, jelas ini bukan tujuan QMS kita.
Menurut siklus PDCA dalam dalam standard ISO 9001:2015, output dari QMS tetaplah kepuasan pelanggan dan produk/jasa yang sesuai requirements. Bukan kepuasan stake holder. Namun jika kita abai terhadap kebutuhan dan harapan stake holder, kemungkinan tidak tercapainya kepuasan pelanggan terbuka.
Pertanyaan lanjutan, mana yang lebih dulu, melakukan identifikasi 4.1 atau 4.2?
Pendapat saya saat ini sama saja, tidak significant mana yang lebih dulu di lakukan. Karena saya melihat 4.1 dan 4.2 adalah 2 persyaratan yang berbeda tujuanya.
Jika kita sudah menyelesaikan identifikasi 4.1 dan 4.2, selanjutnya bagaimana kita memahami korelasi konteks organisasi dengan kegiatan identifikasi resiko dan peluang?
Persyaratan identifikasi resiko dan peluang akan kita temukan di klausul 6.1.1, namun kita harus hati2 dalam membaca persyaratanya. Cuplikanya adalah:
“6.1.1 - ketika merencanakan sistem manajemen mutu, organisasi harus mempertimbangkan isu yang di maksud dalam 4.1 dan persyaratan yang dimaksud dalam 4.2. DAN MENENTUKAN RESIKO DAN PELUANG YANG DI PERLUKAN UNTUK: (a,b,c,d)”
Kita harus mempertimbangkan hasil 4.1 dan 4.2 Ketika merencanakan SMM, statemen ini jelas menyampaikan bahwa 4.1 dan 4.2 Tidak melulu di perlukan saat identifikasi resiko dan peluang. Identifikasi Resiko dan peluang hanyalah salah satu persyaratan SMM 2015.
Maka, hasil 4.1 dan 4.2 di atas bisa saja menjadi pertimbangan dalam menetapkan kebijakan mutu, ketika mendesain sasaran mutu, atau di pertimbangkan dalam identifikasi resiko dan peluang, dan masuk dalam kajian rapat tinjauan manajemen, atau masuk dalam aspek2 lain yang di rasa penting. Sehingga output 4.1 dan 4.2 bisa masuk ke segala lini dalam perencanaan SMM.
Kegiatan identifikasi resiko dan peluang di organisasi kita, - biasanya - dilakukan berdasarkan process based. Kadangkala kita missed dan melupakan hasil 4.1 dan 4.2 karena konsentrasi pada resiko dan peluang di setiap prosesnya. Maka kita bisa mempertimbangkan hasil 4.1 yakni Isu EKSTERNAL yang bersifat negatif (Ancaman) kedalam tabel resiko, dan isu EKTERNAL yang bersifat Positif (Peluang) menjadi Opportunity
sumber : ali mansyur
